Im Jahr 2007 haben wir eine Studie zur erfolgreichen Arbeit in virtuellen internationalen Teams durchgeführt. In den folgenden Jahren unserer Beratungsarbeit haben wir die Erkenntnisse aus der Studie immer wieder angewandt und überprüft. Sie haben an Aktualität nie verloren und einige Hinweise scheinen uns vor dem Hintergrund der aktuellen Situation aktueller denn je.
Für Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in der virtuellen Zusammenarbeit können die folgenden Hinweise ein Anlass zum Innehalten und Reflektieren sein. Für Unternehmen, die nun adhoc in die virtuelle Zusammenarbeit einsteigen mussten, sollen sie eine kleine Hilfestellung sein.
5 Erkenntnisse zur virtuellen Zusammenarbeit
1. Einigen Sie sich in Bezug auf technische Tools und Formate
Wo sind Informationen zu finden bzw. zu hinterlegen? In welcher Form/welchem Format ist dies zu tun? Welches Medium ist für welchen Anlass zu nehmen? Was ist push- was pull?
So banal es klingt, all diese Fragen sollten möglichst am Anfang geklärt werden, um Unschärfen im Informations- und Kommunikationsmanagement sowie daraus entstehende Konflikte zu vermeiden.
2. Entwickeln Sie Spielregeln für die virtuelle Zusammenarbeit
Je nach Situation und Vertrauensstand im Team kann es wichtig sein, Spielregeln zu definieren und deren Einhaltung immer wieder zu thematisieren. Müssen wir sichtbar machen, dass wir an unserem Arbeitsplatz sitzen und wirklich arbeiten? Wenn ja, wie? Wie informieren wir uns über Zwischenstände oder Verzögerungen? Wie gehen wir mit besonderen Herausforderungen (Kinder daheim, pflegebedürftige Person im Haushalt etc., Arztbesuche während der Arbeitszeit) im Team um? Steuern wir im Krisenmodus über Arbeitszeit oder Aufgabenpakete und Deadlines? Diese und andere Fragen gilt es vorab verbindlich zu klären und immer wieder zu thematisieren. Die Erfahrung zeigt, dass mangelndes Vertrauen und bestehende Konflikte in der virtuellen Zusammenarbeit eine besondere Dynamik entwickeln können.
3. Kommunizieren Sie mehr und bewusster – auf Unternehmensebene
Man wundert sich immer wieder, wie große die Bedeutung von informeller Kommunikation und Flurfunk bei der Aufrechterhaltung des Betriebs sind. Ein großer Teil der Kommunikation passiert ungesteuert und unbewusst. Diese Informationen sind aber mindestens genauso wichtig für die Orientierung und Sicherheit bei den Mitarbeiter*innen, wie die offizielle Kommunikation – besonders in Zeit der Krise und Unsicherheit. Wenn nun alle im Homeoffice sitzen, versiegen viele Kommunikationskanäle. Das steigert die Unsicherheit noch. Daher ist es für Geschäftsführungen besonders wichtig, nicht nur das Alltagsgeschäft virtuell abzuwickeln, sondern auch immer wieder über das Gesamtunternehmen, aktuelle Entwicklungen und Entscheidungen zu informieren. Übrigens ist auch die Meldung, dass alles beim Alten ist, in Krisenzeiten eine relevante Meldung.
4. Kommunizieren Sie mehr und bewusster – im Team
Für Führungskräfte gilt, ihr Team mit allen relevanten Informationen in Bezug auf die tägliche Arbeit, aber auch auf das oben genannte Big Picture, zu versorgen. Darüber hinaus sind auch persönliche Momente wichtig, die bewusst in den Kommunikationsprozess miteinbezogen werden können. Fragen nach lustigen Begebenheiten oder schönen Momenten (ja, auch in Krisenzeiten!) helfen dabei, eine positive Grundstimmung aufrecht zu erhalten und die Beziehungen im Team, ganz ohne Katastrophentalk, zu pflegen.
5. Thematisieren Sie die aktuelle Situation und Zusammenarbeit
Die aktuelle Situation hält viele Herausforderungen bereit. Wir sind gezwungen, auf neue Weise miteinander zu kommunizieren, Prozesse anzupassen und zum Teil eben auch zu improvisieren. Dabei passieren Fehler und Missverständnisse. Damit in dieser Situation kein Konflikt entsteht, der in den folgenden Wochen noch eskalieren kann, ist es notwendig und sinnvoll, die aktuelle Situation und Zusammenarbeit immer wieder zu thematisieren, über regelmäßiges Feedback ein gemeinsames Wachsen an der Herausforderung zu ermöglichen und ein gegenseitiges Verständnis und Empathie zu fördern. Es ist für alle eine herausfordernde Zeit.
Für konkrete Fragen, Anliegen und praktische Unterstützung stehen wir gerne als Coaches und Sparringspartner zur Verfügung.
Alles Gute und viel Erfolg bei der Zusammenarbeit auf Distanz!